Online salarisadministratie software: de voor- en nadelen

Masters in Payroll & HR > Online salarisadministratie  > Online salarisadministratie software: de voor- en nadelen
online-salarisadministratie-software

Online salarisadministratie software: de voor- en nadelen

Als (startende) ondernemer wil je wellicht zoveel mogelijk zelf doen. Denk bijvoorbeeld aan je salarisadministratie. Het bespaart je kosten, die je misschien liever in andere zaken wilt investeren. Maar is het wel zo verstandig om de administratie zelf te doen? En welke mogelijkheden zijn er als je de salarisadministratie (deels) wilt uitbesteden?

Iedereen kan het

Een salarisadministratie voeren kan iedereen met een klein beetje verstand van de software en de wet- en regelgeving. Net zoals je zélf een tuinmuurtje kunt bouwen. Ik weet een beetje wat je ervoor nodig hebt: stenen en cement. Toch zullen maar weinig mensen – en ik al helemaal niet – de neiging hebben zelf een tuinmuur neer te zetten. En dat is heel verstandig, want er kan nogal wat mis gaan. Stel je voor dat jouw zelfgebouwde muurtje toch niet zo stevig staat als dat je dacht, en een onschuldige voorbijganger wordt eronder bedolven… Kwaliteit en veiligheid zijn heel belangrijk. Voor jouw tuinmuur huur je dus een professional in. Iemand die ervaring heeft en weet aan welke eisen een veilige muur moet voldoen.

Onbewust onbekwaam

De Engelsen hebben het gezegde ‘penny wise, pound foolish’, wat zoiets betekent als  ‘zuinig zijn op de verkeerde dingen’. In het Nederlands zeggen we ook wel ‘goedkoop is duurkoop’.

Zelf een tuinmuur bouwen om een paar honderd euro’s te besparen, mét het risico dat het weleens heel erg fout kan gaan, is gewoonweg dom. We zeggen dan ook wel dat je ‘ónbewust onbekwaam’ bent. En dat is iets heel anders dan ‘bewúst onbekwaam’ zijn.

Dan weet je namelijk heel goed van jezelf dat je er weinig of geen verstand van hebt. Succesvolle ondernemers weten vaak precies op welke gebieden ze ‘bewust onbekwaam’ zijn. Voor die zaken huren zij dan een expert in.

Slim ondernemen

Uit onderzoek blijkt ieder jaar weer dat er nog veel mis gaat bij salarisadministraties. Ondernemers betalen vaak veel te veel belasting en premie, en laten juist subsidies liggen. Iets dat je ondervangt door jouw salarisadministratie door een specialist te laten doen.

Een professional heeft namelijk een HBO-opleiding genoten, gevolgd door aanvullende opleidingen op het gebied van loonheffingen, arbeidsrecht, sociale zekerheid en de ziektewet. Bovendien volgt hij alle wetswijzigingen en nieuwe wetten op de voet.

Alleen al om een specialisatie als de salarisadministratie actueel te houden, moet je jaarlijks flink investeren in opleidingen en studie-uren. Die kosten bedragen bij elkaar al meer dan 3000 euro per jaar.

De meeste professionele kantoren en salarisservicebureaus investeren veel tijd en geld in de kwaliteit van hun medewerkers. En naast de salarisadministratie doen zij ook andere administraties, zoals de personeelsadministratie, verlofadministratie, ziekteverzuimadministratie en opleidingenadministratie.

Uitbesteden op verschillende manieren

Als je de salarisadministratie wilt uitbesteden, zijn er diverse opties waaruit je kunt kiezen. Je kunt onder andere voor een traditionele salarisadministrateur kiezen, waarbij jij hem dan alle gegevens stuurt, en hij die in zijn eigen salarisprogramma verwerkt. In deze situatie moet je jouw administrateur altijd vragen om een rapport, als je er één wilt inzien. En omdat je alles uit handen geeft, is dit dus een van de duurdere oplossingen.

Online salarisadministratiesysteem in eigen beheer

Je kunt ook kiezen voor een volledig op internet gebouwde oplossing. Deze programma’s zijn gebouwd om iedereen met een en dezelfde softwareversie te laten werken. Zij zijn dus heel flexibel.

Het punt bij deze oplossing is dat je veel salaristechnische kennis nodig hebt. Want je neemt dan alleen de software af. Je krijgt er geen salarisadministrateur bij 🙂

Salarisadministrateur met online systeem

De derde optie is om te kiezen voor een salarisadministrateur die werkt met een online salarisadministratiesysteem. Hierbij laat je de salarisadministrateur het belangrijke deel van de salarisadministratie doen, en voer jij zelf de gemakkelijke zaken in.

Een deel van de salarisadministratie bestaat namelijk uit eenvoudige mutaties. Denk aan een adresmutatie, een nieuw bankrekeningnummer of de basisgegevens van een nieuwe medewerker. Je kunt dit als werkgever zelf invoeren, maar je kunt deze mutaties ook door de medewerkers zelf laten doen. We noemen dat Employee Self Service of ESS.

Veel van die online systemen werken met een app. ln die app kunnen jouw medewerkers op ieder moment van de dag of de week zelf hun mutaties invoeren.

Bovendien heb je als ondernemer in die app volledig toegang tot jouw eigen personeels- en salarisadministratie. Je kunt hierin alle gegevens bekijken, rapporten draaien en je beschikt over een volledig en digitaal personeelsdossier. Jouw medewerkers kunnen er hun salarisstroken inzien, verlof aanvragen en declaraties indienen. Ideaal, toch?

En door wat eenvoudige zaken zelf te doen, bespaar je ook nog wat op de kosten. Perfect voor ondernemers die hun tijd willen steken in het laten groeien van hun onderneming.

Conclusie

Kies voor online salarissoftware als je voldoende kennis en ervaring hebt met het doen van de salarisadministratie. Én als je voldoende tijd hebt om jouw kennis actueel te houden.

Voor die andere 99,5% van alle ondernemers: wees verstandig en ga niet zelf aanrommelen. De risico’s op boetes, gemiste subsidiemogelijkheden, teveel betaalde loonheffing, aanvaringen met de Belastingdienst of het UWV zijn aanzienlijk. Kies dus voor een salarisadministrateur die werkt met een online systeem. Als je dat wilt, kun je dan een deel van de administratie zelf doen en bespaar je ook nog wat kosten.

 

 

Geen reacties

Plaats reactie

Reactie
Name
Email
Website