Wat is een personeelsadministratie?

Masters in Payroll & HR > Ondernemerschap Kennisbank  > Administratie > Wat is een personeelsadministratie?
Personeelsadministratie uitleg

Wat is een personeelsadministratie?

Een personeelsadministratie bestaat traditioneel uit informatie over jouw onderneming en over jouw medewerkers. Daarnaast zijn ook de verlofadministratie en de verzuimadministratie vaak onderdeel hiervan.

Vastleggen gegevens

Hoe groter de organisatie, hoe groter de noodzaak voor het bijhouden van een personeelsadministratie. Hierin leg je informatie vast over bijvoorbeeld:

  • Afdelingen en functiegebouw
  • Actiepunten, signaleringen
  • Tijdregistratie
  • Communicatiegegevens
  • Relatiegegevens
  • Opleidingen
  • Verstrekkingen (sleutels, mobiele telefoon, pasjes, enz.)
  • Leaseauto administratie
  • Verzekeringen
  • Verlofadministratie (inclusief digitaal verlof aanvragen en afwikkelen)
  • Verzuimadministratie en -begeleiding (cf Wet Verbetering Poortwachter)
  • Beoordelingen
  • Management rapportages
  • Dashboards

 

Veilig opgeborgen

Alle informatie en documenten over jouw werknemers horen overzichtelijk en veilig opgeborgen te zijn. Denk aan salarisstroken, arbeidsovereenkomsten en verslagen van evaluatiegesprekken.

In één systeem

Het is ook belangrijk om over het praktische aspect na te denken. Naast de personeelsadministratie dien je ook een loonadministratie bij te houden. In veel moderne, online systemen kun je deze twee administraties met elkaar integreren. Zo heb je alle informatie bij elkaar, hoef je maar in één systeem te werken en beperk je het risico op verschillen tot zero.