Wat is een loonadministratie?

Masters in Payroll & HR > Ondernemerschap Kennisbank  > Administratie > Wat is een loonadministratie?

Wat is een loonadministratie?

In een loonadministratie houd je alle gegevens over jouw medewerkers en de loonbetalingen bij. Denk aan de loonstaat, loonstrook en jaarrekening. Maar niet voor alle werkgevers is het verplicht een loonadministratie bij te houden.

Wanneer moet je een loonadministratie bijhouden?

Je bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als je voldoet aan deze drie voorwaarden:

  • je hebt personeel in dienst (één of meer)
  • het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden
  • als werkgever ben je een inhoudingsplichtige

 

Loonheffing en loonadministratie

Heb je één of meer medewerkers in dienst en betaal je ze loon, dan ben je ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.

Voldoe je niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. Je bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.

Wat is de definitie van loon?

‘Werknemer’ en ‘loon’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon’ als je het hebt over de loonheffingen, dan als je kijkt naar het arbeidsrecht.

Voor het arbeidsrecht is ‘loon’ dat wat je ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon’.

Wat is de definitie van een werknemer?

Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.

Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.

Wat is een inhoudingsplichtige?

Als werkgever met personeel heb je als inhoudingsplichtige de volgende verplichtingen:

  • bijhouden van een loon- of salarisadministratie
  • opstellen en bewaren van de loonstaten (zie model loonstaat 2017)
  • inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen (=loonbelasting én premies sociale verzekeringen) via de aangifte loonheffing
  • jaarlijks verstrekken van de jaaropgave aan iedere werknemer
  • verstrekken van een loonstrook aan de werknemer
  • verplichtingen bij indiensttreding van een nieuwe werknemer (kopie identiteitsbewijs, e.d.)
  • bewaren van administratieve gegevens

 

De salarisadministratie moet je 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht.